bipperman

Jak jste jistě mnozí z Vás zjistili při čtení mých příspěvků, stal jsem se také "obětí" GTD mánie, kterou jsem na webu tak trochu vypozoroval. Dlužno podotknout, že jsem přívržencem dobrovolným a pilně snažícím se. Nevím, ale mám pocit, že jsem dosud nepopsal, co mě vlastně k tomuto kroku vedlo. Nebojte se, úvod bude kratší, než obvykle, ale s tématem dle mého související.

Jakožto většina menších podnikatelů jsem velmi pracovně vytížený. Stejně tak, jako většina z nich trpím pocitem nestíhání, stresu z termínů, úkolů, apod. Proto jsem hledal cestu, jak dosáhnout svých cílů. Pravdou ovšem je, že jsem spíše člověk svobodomyslný, nikoliv cílevědomý, nedejbože kariérista. Proto sousloví "plnění cílů" je u mě poměrně zdatnou nadsázkou. Ve své podstatě mám v životě cíle dva – zabezpečit sebe a svou rodinu tak, aby netrpěla nouzí a druhým cílem je přežít ve zdraví plnění cíle 1.Nekamenujte mě ti z Vás, kdož mají cílů více :-)

Za svůj život jsem vynaložil již značné úsilí na to, najít metodu práce takovou, aby byla v souladu s mými cíli a zároveň byla snadná a použitelná. Vždy pro mě bylo o dost těžší definovat si světlo na konci dlouhého tunelu, než otevírat k tomuto tunelu dveře. Tím chci říci, že definovat si dostatečně velký a motivující cíl, za kterým bych cšel, byl problém. Tím větší problém to byl, čím více jsem zjišťoval, že cesta k němu vedoucí je plná neustálých změn, obratů. Zkrátka jsem nevydržel na jedné cestě nikdy extra dlouho a vždy jsem se snažil hledat zkratky. Jak každý víme, někdy se zkratka najít dá, jindy ne. Je to nejen o vůli hledat, ale mnohdy o velkém štěstí. A proto mi metoda GTD přijde tak kouzelná – je jednoduchá, snadno aplikovatelná a pokud člověk vybojuje boj se změnou svého myšlení a návyků, tak i účinná. Co mě ovšem okouzluje ze všeho nejvíce, je fakt, že rozpitvám-li ten dlouhý tunel na patřičný počet 2 minutových kroků, které se plní snáze, jdu po cestě, aniž bych hledal zkratky a přitom někde v zádech cítím dobrý pocit z toho, že se blížím ke svému světlu.

Jak jsem psal mj. v předchozím článku – jediné, s čím bojuji, jsou nástroje. Pitvat se v tom zde ale již nebudu.  Na tomto místě chci popsat něco, co je pro mě "Amerikou", ale pro mnohé iphonisty a PC usery dost možná "Stará vesta". IP mám cca 2 měsíce a jak popsal David ve svém novém článku na Latrině, IP není úplně ideální, nicméně je to Milášek.Ne, nejsem 20letý blázen! Pod článek bych se přesto podepsal a přidal 10 vykřičníků!

Jsem velmi častým čtenářem serveru www.mitvsehotovo.cz. Na tomto serveru se objevují dost často velmi užitečné rady o GTD, tak pokud jej neznáte, vřele doporučuji. Právě zde se v nedávné době objevil seriál na téma (volně řečeno) "jak upravit MS Outlook pro účely GTD a své". Při čtení prvních dílů jsem byl dost skeptický a vůbec se mi do pokusu nechtělo. Nakonec až 5. díl (aktuálně poslední) mě nadchnul možností zobrazování úkolů. Patřím k těm, kteří dostávají denně velké kvantum emailů, z nichž mnohdy vyplývá další práce, čekání na reakce, atd. To všichni známe. Proto se mi líbila možnost si z emailu úkol udělat jednoduchým klikem. O této možnosti jsem věděl již dříve, nicméně teprve v daném setupu mi připadá smysluplná.  Ale popořadě...

Kalendář

Ve firmě používáme Google Calendar pro synchronizaci nejen zakázek, ale i firemních aktivit a sledování času lidí v týmu.  V IP má kalendář určité mouchy, ale events se zobrazují velmi přehledně. Když jsem na cestách a někdo z týmu si se mnou naplánuje schůzku, stačí  se podívat do telefonu a mám aktuální přesný přehled. Nicméně – zpět k PC – dosud jsemvyužíval TB, který má pro GCal vytvořený doplněk. Jakmile jsem ovšem narazil na synchronizační utilitku pro Outlook – Google Calendar Sync, vyzkoušel jsem to a hle – úspěšně. Zpočátku jsem sice narážel na drobné problémy, ale nakonec se vše rozběhlo v pohodě. Jakmile se mi toto podařilo, rozhodl jsem se vyzkoušet zmíněný setup Outlooku. Ačkoliv to zpočátku tak nevypadá, je postup popsán velmi dobře a nastavení proběhlo v mém případě (průměrný user) behěm 2 hodin.

Úkoly

Co mě na TB vadilo velmi, byl fakt, že se úkoly z něj nedají synchronizovat (alespoň jsem já na tuto variantu nepřišel) jinak, než s programem Remember The Milk. I k tomuto programu vývojáři udělali doplněk, nicméně v případě chuti synchronizovat s Iphonem musíte mít aktivován PRO účet za drobný poplatek. To mě odradilo. Nejsem Harpagon, ale nechtělo se mi strkat peníze do něčeho, co nevím, jak mi bude ve finále fungovat. Proto jsem začal využívat program ToDo v iphonu a na PC řešil úkoly pouze v režimu online přímo na serveru toodledo.com. Synchronizace s IP probíhá naprosto korektně. V programu (nebo na serveru) si lze nastavit Lists, Context i Tag. Listy jsem zpočátku používal jako jednotlivé projekty, Context je jasný a Tag vyjímečně – např. když jsem si chtěl u Agendy rozdělit osoby, s kterými budu danou problematiku řešit. Po několika dnech jsem se ovšem dostal do situace, kdy jsem při listování v iphone měl velké množství Lists=projektů. Bylo pro mě poměrně obtížné se jednotlivými probírat. Výsledkem byl ústup od metody k papíru a návrat na začátek.

Nicméně přepisování nedokončených úkolů je snad ještě horší než přepisování schůzek. Navíc vypisovat si úkoly a připomenutí z emailů je taková ztráta času, že za tu dobu člověk daný úkol většinou udělá...Proto jsem se po pár dnech vrátil k elektronické podobě. Nakonec mi to nedalo a zmíněný setup Outlooku jsem provedl. Nakonec jsem si našel i synchronizační utilitku pro úkoly v Outlooku a server Toodledo. Nainstaloval jsem to a hurá, funguje to stejně korektně. Jen pozor – úkoly z emailů se nesynchronizují!!! Nejsou to totiž klasické úkoly, tzn je-li v emailu obsažen úkol, který chcete mít i v IP, je třeba jej přepsat jako nový úkol!

Kontexty

V MS Outlook jsem si nastavil dle návodu kategorie jako "kontexty". A to mě přimělo změnit i filozofii používání prográmku ToDo a serveru Toodledo. Kategorie z Outlooku totiž používají zmíněné "Lists" jako ekvivalenty, tzn. že co si nastavíte v Outlooku jako kontext (kategorii), máte v konečném důsledku zobrazeno v IP jako Lists. Kupodivu se mi tento postup osvědčil, neboť se mi počet zobrazených Lists v Todo aplikaci zmenšil pouze na AKTUÁLNĚ VYUŽÍVANÉ KONTEXTY. Nastavení outlooku navíc vede k tomu, že si úkoly daleko snáze – pouhým přiřazováním kategorií a "příznaků" dělím, což jde skutečně velmi rychle. Najednou se úkoly zapisují snadněji v elektronické podobě, než v písemné – než totiž najdu v diáři potřebnou stránku, mám většinou na PC daný úkol zapsaný, navíc zařazený se správným datem. V Todo mi pak tedy stačí sledovat denně pouze složku "Focus", která zobrazuje aktuální úkoly zpožděné, dnešní a zítřejší. Množství úkolů na den se mi tak smrsklo na realizovatelné množství. V Todo navíc existuje možnost nastavení si "barvy a typu přeškrtnutí úkolu", takže pro ty znás, na něž činnost odškrtávání úkolu působí blahodárně, je i v tomto ohledu učiněno za dost! :-). Synchronizace probíhá naprosto bez problémů a správně – obousměrně.

Jediné, co tomuto nastavení chybí, je připomínkování. Jak známo u IP tato funcke chybí, takže ani kalendář, ani úkoly nezapípají. V tomto má zařízení WM jednoznačnou výhodu! Na druhou stranu – kvalita a grafické provedení zobrazení na IP je zkrátka u WM nedostižným snem...

Vřele všem IP mágům doporučuji tuto kombinaci minimálně zkusit. Pokud se smíříte se synchronizací vzduchem, je to skutečně labůžo... :-)

Hezký den a mnoho úspěchů v nastavování. Budu rád, podělíte-li se o své zkušenosti!

linkuj.cz vybrali.sme.sk